Bendita Locura: Entregar su asiento a 25.000 socios en un mes, solo el Atlético de Madrid…..y nosotros.

Durante el mes de Julio se realizó la entrega de 25.000 asientos del antiguo estadio del Atlético de Madrid, el mítico Vicente Calderón. Entrega en mano, en las propias instalaciones del estadio de algo mas de 21.000 unidades, envío de 3.000 asientos por paquetería y preparación para tiendas de otras 1.000 uds y a cada petición entregar su localidad de abonado. Todos los asientos personalizados, con certificado y etiqueta de autenticidad y encajados en un embalaje diseñado específicamente para la ocasión.

Una bendita locura logística que no había sido realizada por ningún club Español…ni ninguno en el mundo. El único referente el del West Ham que en 2016 puso a la venta 2.000 asientos de Boleyn Ground con un éxito muy escaso.

Own piece of history
Cajas rojas amontonadas

En los 8 años de vida de Surus no nos habíamos encontrado un proyecto tan complejo de ejecutar y que nos motivara tanto.  (y acabábamos de terminar el desguace del Portaviones Principe de Asturias..). Un reto que aunaba todo lo que nos define como empresa, dar soluciones personalizadas de logística inversa basadas en la economía circular.

El resultado final fue un éxito, las entregas se realizaron en tiempo, con unas tasas de incidencias por debajo del 0,03% y además de conseguir que un pedazo de la historia del club se mantuviera viva en casa de los aficionados, más de 70 tn de plástico no acabaron en el vertedero. Un proyecto que cerraba el circulo. En el presente post queremos explicar cómo se ejecutó el proyecto y analizar las claves del éxito.

Las premisas del proyecto eran:

  • Realizar las entregas durante el mes de Julio, evitando el mes Agosto.
  • Las entregas debían realizarse en el propio estadio
  • Se debían entregar en una caja conmemorativa de grandes dimensiones, diseñada por el ATM de 489x439x358
  • Las cajas debían llevar una etiqueta identificativa del asiento y el nombre del destinatario.
  • Se debía incluir un certificado de autenticidad que relacionara con un código único el asiento
  • Y que cada abonado recibiera su localidad.
  • Las cajas para envíos de correos debían ir protegidas para evitar daños al adherir las etiquetas.

Junto con el equipo del ATM se definieron las zonas de entrega (una de las mayores restricciones del proceso) y las de almacenamiento intermedio. La zona de entregas, ubicada en la antigua zona de atención al socio tenían acceso desde la calle, con la limitación del número de asientos que podían estar ubicados al mismo tiempo, 1.250 apiladas a 4 alturas.

Atletico de Madrid outdoor
Atlético de Madrid indoor

Se diseñó todo el proceso con la restricción de disponibilidad de 1.250 asientos preparados para la entrega. Se decidió un horario de Lunes a Viernes, de 12:00 a 20:00 hrs y los Sábados de 10:00 a 14:00. Cada uno de estos 8 slots horarios se limitó a 150 asientos.

La confirmación de citas en estas franjas horarias se realizaba a través de la web del club, dividiendo los sectores del estadio por semanas. Las solicitudes por día se cerraban con 48 hrs antelación al día de la entrega para tener tiempo para la planificación de la retirada.

Plano del estadio del Atlético de Madrid.

El control de todo el proceso y la trazabilidad de cada asiento eran críticos en un proceso donde preparábamos al día las entregas del día siguiente (preparación D+1). Para controlar todas las actividades, se desarrollo una aplicación móvil con nuestro proveedor de soluciones de campo, FIELDEAS, que permitía trazar los distintos estados del asiento mediante la lectura de códigos de barras, así como localizar el asiento en el momento de entrega y realizar la confirmación de la entrega mediante firma en el propio terminal. Esto nos permitió tener una visión de todas las actividades en tiempo real.

Teléfono del Atlético de Madrid

Proceso de desmontaje

Las planificaciones diarias se cargaban en los terminales y se entregaban al equipo de identificación sus órdenes de trabajo junto con las etiquetas identificativas de cada una de las órdenes. Si los asientos eran para ser enviados por correos, se entregaba además la etiqueta de envío.

Proceso de desmontaje

Este primer equipo identificaba cada uno de los asientos que debía ser desmontado pegando un sobre en el asiento donde se introducían las etiquetas para su trazabilidad posterior.

Asiento de las gradas del Atlético de Madrid

El equipo de desmontaje realizaba las labores de desatornillado o fresado (en función del estado del asiento) para cada tipología de asiento.

Tabla de los diferentes tipos de asientos de las gradas

Se retiraban las tapas protectoras (en los que seguían colocadas) y se retiraban los tornillos y anclajes mediante herramientas manuales.

Detalles de los asientos
Alguien quitando la tapa a un asiento

Cuando se desmontaba el asiento, se colocaban las tapas protectoras y se le daba la vuelta para que el equipo de movimientos internos comenzara a el traslado a la zona de limpieza y embalado.

Trabajadores en las gradas

La huella del tiempo, las horas que los aficionados pasaron en esos asientos, quedaban reflejados en los restos de pipas que iban descubriéndose al ser retirados. En ese momento es cuando te das cuenta de que lo que para muchos es solo un trozo de plástico para otros es un compañero de muchas batallas.

Huella tras arrancar un asiento

Proceso de traslado

Este proceso ha sido el que mas recursos e ingenio ha requerido. La falta de ascensores o montacargas, obligaba a realizar un proceso manual para bajar los asientos. A esto le teníamos que añadir las altas temperaturas de Madrid y que no son asientos apilables.

Se utilizaron diversos medios para bajar los asientos, principalmente los situados en los anfiteatros y gradas superiores:

    • Plataforma elevadora: Tanto para el acopio exterior como interior con un camión de apoyo que trasladaba los asientos hacia la zona de preparación de cajas.
Escalera 1
Escalera 2

Escalera 3
Escalera 4
Escalera 5

    • Toboganes de tela alimentando carros logísticos

Tobogán de tela
Tobogán de tela en las gradas

    • Cama elástica alimentando carros logísticos

Cama elástica

Proceso de acondicionado y encajado

Los asientos eran trasladados a una zona interior del estadio donde se instalaron dos zonas de encajado.

Almacén Atlético de Madrid

En el proceso:

    • Se limpiaba el asiento
    • Se identificaba mediante etiqueta de seguridad y con holograma el asiento y el certificado, con un código único de identificación

Código de identificación del asiento

    • Se encajaban
    • Se identificaba con la pegatina de código de barras y el nombre del nuevo propietario que había viajado durante todo el proceso con el asiento.
    • Se introducía el certificado de autenticidad en la caja

Certificado que se le pone a la caja

  • Se leía el código de barras para cambiar el estado del asiento a “preparado”

Los asientos que se preparaban en el día eran los que iban a ser entregados al día siguiente y debido a la falta de espacio en la zona de entregas, se paletizaban y se trasladaban a una zona de almacenamiento intermedia para ser ubicados al final de la jornada de entregas.

Asientos paletizados

Proceso de ubicación para la entrega

Las cajas eran ubicadas en la zona de entrega una vez finalizadas las recogidas del día. Se crearon ubicaciones caóticas (ubicación a hueco libre) de un máximo de 8 asientos (2 pilas de cuatro cajas) en los 12 pasillos habilitados.

Zona de entrega de los asientos

Cada caja era leída confirmando su ubicación mediante la lectura del código de barras de la localización (Pasillo y profundidad).

Cajas que contienen los asientos

Una vez finalizada la ubicación de las cajas se realizaba una auditoría completa con los terminales de todos los pasillos para localizar posibles errores de ubicación o asientos no preparados. Este proceso fue crítico para conseguir las tasas de incidencias por debajo del 0,02 en las entregas.

Auditoría completa

Proceso de entregas

Un equipo de dedicado atendía a los aficionado que debían traer el correo de confirmación enviado por el club. Cotejando este correo con el DNI de la persona que recogía (o la autorizada por el abonado), se procedía a la entrega.

Proceso de entrega

El sistema guiaba al operario a la localización cuando se introducía en el terminal el código del asiento. Se procedía a la lectura del código y a la firma por parte del abonado en el propio terminal como confirmación de retirada.

Proceso de entrega 2

Para nosotros ha sido uno de los proyectos mas gratificantes que hemos ejecutado desde nuestro nacimiento. Nos ha permitido trabajar codo con codo con un equipo de profesionales del club Atlético de Madrid con una colaboración excepcional (esta ha sido una de las claves del éxito) y nos ha permitido “empaparnos” del sentimiento Atlético, posiblemente porque nuestra empresa esta muy ligada al Rugby, patrocinando al equipo de Pozuelo, el Olímpico con nuestra web de subastas Escrapalia.

Jugadoras de rugby enseñan su medalla

Como dice un libro de religión de 1º de la ESO,  «un sentimiento muy grande» y lo asemeja a «haber nacido en alguna parte».

«Saber ganar y saber perder. Saber apasionarte. Ser del Atleti es ser buena persona, fíjate lo que te digo. Uno no tiene tantos triunfos, uno no tiene tantas copas, pero uno tiene alma, uno tiene espíritu», reza el libro en cuestión.

«El Atleti es distinto. Ser del Atlético es ser un sufridor».

Lo dicho, una bendita locura de proyecto.

Si te has quedado con ganas de más… Aquí te presentamos nuestras soluciones.

UNA SUBASTA BENÉFICA MUY ATLÉTICA

Como continuación de esta colaboración con el club, lanzamos la subasta benéfica de un Renault 12 rotulado con el escudo del atleti para recaudar fondos para un niño con el corazón rojiblanco y que necesita ayuda para continuar con sus caros tratamientos:

Adrián Burgos López es un niño de 15 años que nació con retraso psicomotor generalizado. Al nacer, sufrió una lesión con los fórceps que le provocó una hemorragia intraventicular. En el año 2017 se sometió a una cirugía de columna por escoliosis. Salió mal y sufrió un shock medular y anafiláctico, con daño en el diafragma izquierdo y en un pulmón. Pasó cinco meses en la UCI, siendo sometido a cinco cirugías en dos meses. Ahora necesita oxígeno, y los tratamientos habituales que requería y requiere  son, por ejemplo, fisioterapia (200 euros al mes), psicopedagogía (200 euros al mes), fisioterapia en el agua (80 euros al mes), además de ayudas técnicas como silla de ruedas, que costó 5.000 euros, bitutores, adaptación de la vivienda, un vehículo adaptado…

Si te interesa entrar en la subasta de este coche clásico que finalizará el día 11 de Octubre y así colaborar con Adrián,  entra aquí escrapalia.com.
subastabenefica